TIETOSUOJASELOSTE

TIETOSUOJASELOSTE

Relicomp Oy

 

Tietosuojasta huolehtiminen on tärkeä osa Relicomp Oy:n toimintaa joka päivä. Kyse on riskienhallinnasta ja vastuullisista toimintaperiaatteista. Kunnioitamme henkilöstömme, asiakkaidemme ja yhteistyökumppaneidemme yksityisyyttä ja keräämme tietoja vain ennalta määriteltyjen tarkoitusten mukaisesti.
Tässä tietosuojaselosteessa määritellään, kuinka varmistamme yhtiömme kaikissa toiminnoissa keräämämme henkilötietojen lainmukaisen käsittelyn ja tietosuojan korkean tason.

 

Mitä henkilötietoja keräämme ja miten?

Keräämme henkilötiedot ensisijaisesti henkilöltä itseltään. Keräämistapoja ovat mm. henkilöstön rekrytointitilanteet, työhakemukset, asiakasyhteydenottotilanteet ja perustaessamme asiakas- tai toimittajasuhdetta yritysrekisteriimme. Tarvittaessa keräämme tietoja myös julkisista lähteistä ja rekistereistä.
Keräämme tietoa myös verkkosivuvierailuista siihen tarkoitetuilla työkaluilla, kuten Google Analyticsillä. Tämä siksi, että näin voimme kehittää verkkosivuja entistä paremmiksi tarjoamalla laadukasta sisältöä sitä etsiville. Lainsäädännön muuttuessa kehitämme ja päivitämme toimintaamme vastaamaan lain muuttuneita vaatimuksia.

Tiedot, joita keräämme:

 

Perustiedot:

  • Henkilön nimi
  • Postiosoite
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero

Organisaatiot:

  • Organisaation nimi
  • Yhteyshenkilön nimi ja asema organisaatiossa
  • Organisaation y-tunnus
  • Organisaation osoite ja sähköiset laskutustiedot

Asiakashallinta:

  • Sopimukset
  • Ostohistoria
  • Toteutuneet tilaukset ja toimitukset
  • Laskut
  • Yhteysloki

Palveluiden käytön yhteydessä saatavia tietoja ovat:

  • IP-osoitetiedot/muu tunniste
  • Verkkopalveluiden käytöstä kerätyt tiedot
  • Evästeiden käytöstä kerätyt tiedot
  • Sosiaalisen median kautta saadut tiedot

Asiakas- ja yhteistyökumppaneiden tiedot yritysrekisteriimme kerätään yhteistyön solmimisen yhteydessä yhteyshenkilöltä itseltään sekä Patentti- ja rekisterihallituksen yhteisötietojärjestelmästä.

 

Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään?

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään määriteltyjen tarkoitusten mukaisesti.

Käyttötarkoituksia ovat:

1. Asiakassuhteiden hallinta ja ylläpito

– Kerättyjä tietoja käytetään asiakassuhteiden hoitamisen yhteydessä, jotta pystymme tuottamaan sovitut palvelut laadukkaasti.

2. Viestintä ja markkinointi

– Voimme käyttää keräämiämme henkilötietoja myös viestinnän ja markkinoinnin tarkoituksiin esim. mainonnan tai suoramarkkinoinnin kohdentamiseen. Käytämme myös evästeitä markkinoinnin oikeanlaisessa kohdentamisessa.

3. Toimittaja- ja yhteistyökumppanit

– Toimittaja- ja yhteistyökumppaneiden osalta henkilötietojen pääasiallinen käyttötarkoitus on näiden suhteiden hoitaminen ja ylläpito. Kerättyjä henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon ja yhteistyöhön hoitamiseen, viestintään, laskujen maksamiseen, toimittajan arviointiin, palautteen antamiseen sekä muiden velvoitteiden noudattamiseen.

4. Henkilöstön rekrytointi

– Keräämme henkilötietoja työnhakutilanteissa joko avoimina työhakemuksina tai suunnatussa työnhaussa määrättyyn työtehtävään. Työhakemuksia säilytämme hakuhetkestä 3 kuukautta sähköisesti arkistoituna, jonka jälkeen hakemukset henkilötietoineen tuhotaan asianmukaisesti.

 

Kuinka henkilötiedot turvataan?

Kaikki henkilötiedot säilytetään yhtiön tietojärjestelmissä sekä palvelimilla. Järjestelmät ja palvelimet on suojattu salasanoin ja käyttäjäkohtaisin tunnuksin. Henkilötietoja käytetään niitä kerättäessä kuvattuihin tarkoituksiin ja luovutetaan kolmansille osapuolille vain lain sallimissa rajoissa.

Kun tiedot eivät ole enää käyttötarkoituksensa vuoksi tarpeellisia, tiedot tuhotaan asianmukaisesti ja ilman aiheetonta viivästystä. Palkkahallinnon henkilörekistereiden osalta säilytysaika on 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen. Työhakemukset säilytetään 3kk saapumisesta, jonka jälkeen ne hävitetään asianmukaisesti. Asiakas- ja toimittajarekisterien henkilötiedot poistetaan, kun yhteistyön päättymisestä on kulunut 5 vuotta.

Emme suorita tietojen automaattista käsittelyä (esim. profilointia tietokoneen avulla). Alle 16 vuotiaiden henkilötietoja kerätään ainoastaan palkkahallinnon tarpeisiin työllistettäessä nuoria yhtiöön kesätöihin.

 

Rekisteröityjen informointi

Rekisterinpitäjänä olemme laatineet rekisteriselosteen henkilörekistereistämme. Se on nähtävillä yhtiön hallinnossa. Siitä ilmenee henkilötietojen käsittelyn periaatteet. Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus niin halutessaan tarkastaa omat tietonsa. Omat tiedot voi pyytää yhtiön hallintojohtaja Tiina Jyllilältä, tiina.jyllila@relicomp.fi. Tietosuoja-asetuksen mukaan tiedot on toimitettava henkilölle kuukauden kuluessa. Sinulla on oikeus rajoittaa itseäsi koskevien tietojen käyttöä markkinointiviestinnässämme.

 

Vastuut ja organisointi

Vastuu tietosuojan toteuttamisesta on yhtiön johdolla. Johdon vastuulla on, että jokainen yhtiön työntekijä tuntee vastuunsa tietojen oikeasta käsittelystä ja tunnistaa mahdolliset tietosuojariskit.
Yhtiö vastaa tietosuojasta myös ulkoistaessaan tietojen käsittelyä. Tehtävänämme on huolehtia, että ulkoistuskumppani noudattaa yhtiön tietosuojapolitiikkaa. Henkilötietojen käsittelyn ulkoistamisesta laaditaan aina kirjallinen sopimus, jossa osapuolten vastuut ja velvollisuudet määritellään.

 

Tietosuojan varmistaminen

Tietosuoja-asiat kuuluvat olennaisena osana henkilötietoja käsittelevien uusien työntekijöiden perehdytykseen. Järjestämme säännöllisesti koulutusta kaikille työntekijöille.
Kaikkia henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo laissa säännelty ja erikseen työsopimuksella sovittu ja dokumentoitu salassapitovelvollisuus.
Henkilötietoja sisältävien tietojärjestelmien ja verkkoasemien käyttöä kontrolloidaan yhtiön käyttäjähallintaratkaisuilla. Mikäli tietosuojan epäillään tai huomataan vaarantuneen, asia tutkitaan viipymättä ja tarvittaviin toimiin ryhdytään asian korjaamiseksi.